A 23/2014 (VI.30.) NGM rendelet szerint az adóalany köteles az általa használt számlázó program adatait egy erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni a NAV felé annak használatbavételekor, illetve használatból történő kivonáskor.

A számlázó programok és online számlázó rendszerek használatához kapcsolódó, 2014. október 1-jétől teljesítendő bejelentési kötelezettségről

A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (továbbiakban: NGM rendelet) 2014. október 1jétől hatályos 11. és 13. §-a alapján az adóalany köteles az általa használt, illetve használatból kivont számlázó programot és/vagy online számlázó rendszert az adóhatósághoz bejelenteni.

Az NGM rendelet 21. §-a alapján a 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő számlázó programok, igénybe vett online számlázó rendszerek, továbbá használatba vett, számla kibocsátására alkalmas saját fejlesztésű programok adatait az adóalanynak 2014. november 15-ig kell bejelenteni. A 2014. október 1-je és 2014. október 15-e között használatból kivont számlázó program, online számlázási szolgáltatás igénybevételének befejezését ugyancsak 2014. november 15-ig kell az adóhatósághoz bejelenteni.

Egyéb esetekben a bejelentési kötelezettséget a számlázó program rendeltetésszerű használatbavételétől, illetve használatból való kivonásától számított 30 napon belül (NGM rendelet 11. §), valamint az online számlázó szolgáltatás igénybevételének kezdetétől, illetve az online számlázási szolgáltatás igénybevétele befejezésétől számított 30 napon belül (NGM rendelet 13. §) kell teljesíteni.

Az NGM rendelet 2. § 2. pontja szerint számlázó program a számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is. Ennek értelmében a bejelentési kötelezettség kiterjed azokra a többfunkciós informatikai megoldásokra is – pl. komplex ügyviteli rendszerek – amelyek más funkciók mellett számla kibocsátására is alkalmasak. Online számlázó rendszer alatt – az általános fogalomhasználat szerint – a hálózaton keresztül elérhető, számlázó szolgáltatást nyújtó rendszer értendő.

A bejelentésnek a következő adatokat kell tartalmaznia:

1.1 a használt számlázó program

- nevét, azonosítóját,
- fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát,
- értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát,
- beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját;

1.2 a használt online számlázó rendszer

- az online számlázó rendszer nevét és elérhetőségét,
- az online számlázási szolgáltatást nyújtó nevét, adószámát,
- az online számlázási szolgáltatás igénybevételének kezdő időpontját;

2.1 a használatból kivont számlázó program

- 1.1 pont szerinti adatait, használatból történő kivonásának időpontját;
- 2.2 a használatból kivont online számlázó rendszer
- 1.2 pont szerinti adatait,
- az online számlázási szolgáltatás igénybevétele befejezésének időpontját.

A számlázó program azonosítója bármilyen, a fejlesztő által meghatározott szám-, betű-, vagy egyéb karakterkombináció lehet, ami a számlázó program egyedi azonosítására szolgál (ami alapján a fejlesztő, a forgalmazó a számlázó programot az értékesítéskor nyilvántartásba veszi). A számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor a vevőt, felhasználót tájékoztatni kell a számlázó program nevéről és azonosítójáról.

A számlázó program frissítése, verzióváltása esetén nem kell ismételten bejelentést tenni, miután ez esetben a használatba vett és már bejelentett program nem – csak annak működése – változik, vagyis a korábbi név és azonosító alapján maga a program továbbra is beazonosítható marad.

Amennyiben az adóalany helyett, de az adóalany nevében más állítja ki a számlát, a számlázó programot használó adóalanynak azt az adóalanyt kell tekinteni, akinek/amelynek a nevében a számlázó programmal a számlát kibocsájtják, vagyis nem a meghatalmazottat. Mindez nem zárja ki annak a lehetőségét, hogy ténylegesen (fizikálisan) – a képviseleti szabályok figyelembe vételével – a bejelentési kötelezettségnek a meghatalmazott tegyen eleget.

A bejelentés teljesítéséhez az adóhatóság a SZAMLAZO megnevezésű nyomtatványt rendszeresíti. A SZAMLAZO adatlap internetes kitöltő-ellenőrző programja és a hozzá tartozó kitöltési útmutató 2014. október 1-jétől lesz letölthető a Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapjáról (http://www.nav.gov.hu - Letöltések - Nyomtatványkitöltő programok - Egyszerű keresés/Összetett keresés, illetve az alábbi linkre kattintva:
http://nav.gov.hu/nav/letoltesek). A nyomtatvány elektronikus kitöltését ezúttal is aktív súgó segíti. (A nyomtatvány és kitöltési útmutatója előzetesen, tájékoztató jelleggel 2014. szeptember 1-jétől a honlapon elérhető.)

A SZAMLAZO nyomtatvány elektronikus úton az ügyfélkapun keresztül, illetőleg papír alapon nyújtható be 2014. október 1-jétől az állami adóhatóságnak.