Elvész a feladatokban? Úgy érzi, kis hatékonysággal dolgozik? Ügyes munkaszervezéssel – és a zavaró tényezők kiiktatásával – ugrásszerűen javulhat irodai teljesítménye. Bemutatjuk a működő stratégiákat, a menedzseri praktikákat és a hét legnagyobb időrablót.

 

Különös veszélynek vannak kitéve az idő elleni harcban a cégvezetők, akikhez naponta több száz e-mail érkezik, akiknek az ajtaján tízpercenként kopogtatnának a munkatársak, akiket tucatnyi üzleti partner akar megkeresni. Rengeteg adminisztrációs és szervezési terhet le tud venni a válláról egy jó titkárnő – de még így is bőven maradnak veszélyes időrablók.

1. E-mail használat, facebookozás

Új e-mailek lekérése 10 percenként és azonnali válasz minden megkeresésre? Aki így cselekszik, könnyen szétforgácsolja a munkanapját. Egy német felmérés szerint egy vezető pályafutásából három teljes évet (!) tölt elektronikus üzenetek olvasásával és írásával. Ha sok e-mail érkezik, érdemes mappákba rendezni a sürgősség és a fontosság alapján – és egy kijelölt időpontban megválaszolni. A közösségi weboldalak ugyancsak időrablók. A Facebook ráadásul aktív részvételre ösztönöz, és könnyű elveszni a részletekben, vagy bekapcsolódni a kommunikációba. Dale A. Martin, a Siemens magyarországi vezérigazgatója szerint az e-mailek fontos és hasznos elemei a kommunikációnak, elengedhetetlen információforrást jelentenek. „A vállalati vezetők általában képesek lényegrelátóan és hatékonyan kezelni a levelezést.” A vezérigazgató egyébként az utazások alatti időt is kihasználja telefonálásra és e-mailezésre.

2. Üres és hosszú megbeszélések

A vállalati megbeszélések szintén gyakori időrablónak számítanak. Különösen, ha a vezető rosszul szervezi. Ha nincs előre meghatározott és kinyomtatott napirend, ha az összehívó engedi a tárgyhoz nem kapcsolódó sztorizást, könnyen szétcsúszhat és nehezen követhetővé válik a találkozó. Érdemes a meetingen megbeszéltekről egy emlékeztetőt is készíteni (ki, mit vállalt, milyen határidővel) és minden résztvevőnek szétküldeni. Ajánlott azonban arra is ügyelni, hogy tartalmas legyen a meeting, és ehhez idő kell. Dale A. Martin szerint vállalati megbeszéléseken nemcsak a hatékonyság a lényeg, hanem a hasznosság is. „A kettő nem ugyanaz. Egy meeting legjobb esetben megfelel mindkettőnek. A hasznosság azt jelenti, hogy a kölcsönös megértés vezet el az eredményhez, és ahhoz bizony néha több idő kell.”

3. Gyakori kávé-, cigarettaszünet

Másfél-két óra munka után fontos egy kicsit kifújni magunkat az irodai erkélyen vagy a konyhában. Ha a kollégákkal közösen kávézunk, az még összekovácsoló hatású is, és ekkor hallhatóak a legjobb folyosói pletykák. Egy vezetőnek ugyancsak megéri elvegyülni a kollégák között, ugyanis fontos visszajelzést gyűjthet a cégen belüli hangulatról. Ám túlzás 15–20 percenként megszakítani a munkát, különösen koncentrációt igénylő szellemi tevékenység esetén. Ugyanis 5–10 perc kell, míg újra felvesszük a munka ritmusát.

4. Mobil: bejön a külvilág

Egyterű irodában különösen zavaró, ha a munkatársak íróasztalukról intézik magánügyeiket. Ezzel nemcsak saját munkájukat szakítják meg, hanem a hallótávolságban ülő kollégákat is zavarják. Nagyobb odafigyelést igénylő feladat esetén érdemes kikapcsolni a mobiltelefont. Különösen akkor, ha gyakran megszólal. A figyelmesebb kollégák arra is ügyelnek, hogy mobiljuk ne csengőhangon, hanem például rezegve szólaljon meg, ezzel is csökkentve a zavaró tényezőket.

5. Feladatok halogatása áltevékenységekkel

Jellemző, hogy a maximális teljesítményre törekvő („perfekcionista”) személyek egy-egy feladatra az indokoltnál is többet készülnek. Nem feltétlenül amiatt, mert alaposan elő akarják készíteni a megoldást. Inkább megpróbálják elkerülni a kudarcot. Szorongásukat pedig halogatással ellensúlyozzák. Nekik ilyenkor látszattevékenységek segítenek áthidalni az időt: rendet raknak az íróasztalukon, válaszolnak a lényegtelen e-mailekre is, kávéznak a folyosón. Ha ezt túlzásba viszik, akkor egy ponton túl időzavarba kerülnek. Ilyenkor csak emberfeletti teljesítménnyel lehetnek sikeresek, ami sok energiájukat vonja el.

6. Több feladat párhuzamosan

Nemzetközi cégeknél csak multitaskingnak hívják azt, amikor valaki egyszerre több feladatot végez. A gyakorlatban ez csak keveseknek megy. Nehéz ugyanis a folyamatos váltás, időbe telik a másik projektbe „belemelegedni.” Éppen ezért – ha lehet – inkább egy feladatra koncentráljunk, de azt a lehető legjobban végezzük.

7. Szívességek kollégáknak

Főleg kkv-knál nincsenek jól elhatárolva a hatáskörök, és a feladatok kiosztása sem egyértelmű. Sok helyen a munkatársak szívességből is besegítenek egymásnak – ez pedig idővel viszontszívességek hálózatává válva időrablóvá növi ki magát. Nehezítik a napi munkát a váratlan feladatok is, mint például egy nem működő nyomtató ad hoc szerelése.

2013.08.14.

Forrás: Haszon >>

Jó tudni!

• Több és több látogató a honlapodra!
  Szeretnéd a konkurenciát megelőzni a Google találati listán?
  Csak azután fizetsz, aki téged keres, több érdeklődő, több bevétel!
  Tekintsd meg ajánlatunkat! >>

• A meglepetésnek, az ajándéknak Te is örülsz?!
  Gondoltál már arra, hogy milyen szép ajándék az érme?
  Születésnapra, névnapra, házassági évfordulóra, Valentin napra, Karácsonyra
  és egyéb alkalomra, a legszebb ajándék egy csodálatos bélyeg!
  Gondolj előre az aktuális alkalomra >>

• Te is csökkentsd a céged költségeit!
  Szeretnéd csökkenteni a költségeidet?
  Tekintsd meg ajánlatunkat! >>

• Kezdeményezd a társasházad gazdasági ellenőrzését!
  Hidd el megéri!
  A törvény is kötelezővé teszi a társasházak gazdasági ellenőrzését!
  Tekintsd meg ajánlatunkat! >>

• Akarsz több százezres bírságot fizetni az APEH ellenőrzéskor?
  A vállalkozás vezetője a felelős, a szabályzatok elkészítéséért!
  Készíttesd el szabályzataid, mielőtt százezreket fizetsz az APEH -nek!
  Tekintsd meg ajánlatunkat! >>

Mi az előnye, ha nálunk könyveltetsz? >>
Tekintsd meg a könyvelési árainkat >>