A jelenléti ívek vezetése törvényben előírt kötelezettség, az utóbbi időben megszaporodó munkaügyi ellenőrzések pedig mind inkább ráirányítják a figyelmet. Sokan csak adminisztrációs teherként tekintenek rá, pedig megfelelő szoftveres támogatással a munkaidő pontos nyilvántartása akár a vállalati hatékonyság növelésében is segíthet.

A munkaidő pontos nyilvántartására nemcsak törvény kötelezi a vállalatokat, hanem többek között a pontos bérszámfejtéshez is elengedhetetlen - gondoljunk a túlóra vagy a műszakpótlék kifizetésére. Az adatok vezetése akár hagyományos módon, papíron is történhet, azonban több dolgozó vagy nem egységes munkarend esetén mindez nehézkessé válik, és a hibalehetőségek számát is növeli.

Megfelelő szoftveres támogatással azonban a munkaidő-nyilvántartás komoly előnyöket is biztosíthat a vállalat számára. Egy beléptetőrendszerrel kombinált szoftver (például a nexONTIME rendszer) ugyanis pontosan nyilvántartja a ledolgozott órákat, így sok esetben csökkenthetők a túlórákra kifizetett bérköltségek. A beléptetőrendszerben tárolt munkaidőadatok online átadásával pedig minden szükséges adat a HR szakemberek rendelkezésére áll, a rögzítéssel kapcsolatos hibák száma minimálisra csökken, és az irodában is kevesebb papírra van szükség.

Hasznos eszköz a munkarendtervező modul is, hiszen a munkaidőbeosztás elkészítésekor számos törvényi előírást szem előtt kell tartani. Különösen igaz ez akkor, ha ki akarjuk használni a munkaidőkeretben történő foglalkoztatás lehetőségét is. A modul az előre meghatározható munkarendeken kívül az egyedi munkarendeket is kezeli, összeveti a törvényi előírásokkal, és jelzi az attól való eltérést.

A professzionális megoldás: integrált rendszer

A munkaidő-nyilvántartás informatikai támogatásának legtöbb előnye azonban akkor mutatkozik meg, ha összekapcsoljuk a bérszámfejtő és a személyügyi nyilvántartó programokkal. Ennek eredményeként a bér- és HR programban nyilvántartott személyi adatok elérhetők a munkaidő-nyilvántartó szoftver számára, és a feldolgozott időadatok elektronikusan is átadhatók a bérszámfejtés számára. A kétirányú kapcsolatból adódóan a két adatbázis konzisztens lesz egymással, például az új dolgozót elegendő a bér- vagy a HR programba felvenni, onnan a munkaidő-nyilvántartó rendszerbe is szinkronizálódnak az adatai. Az integrált rendszerből számos statisztika és kimutatás nyerhető, így elemezhető a munkavállalók teljesítménye, kiszűrhetők a bérezési és erőforrás-gazdálkodási problémák, valamint csökkenthetők a túlórák és munkabér költségek is - nem beszélve az így elkerülhető kézi rögzítésről, és az ezzel együtt előforduló rögzítési hibákról.

Az informatikai támogatás lehetőséget ad az adminisztráció teljes megreformálására is. Ma már van olyan program, amelyhez online felület is kialakítható, ezáltal lehetőséget biztosít a jelenléti ívek intraneten vagy interneten történő vezetésére. Ez főként olyan vállalatoknak jelent könnyebbséget, amelyek több telephellyel rendelkeznek, és hagyományos módon nem lehet egyetlen központi nyilvántartást vezetni. A webes jelenléti ívek azonban bármikor lehívhatók, így a nyilvántartás folyamatosan vezethető minden telephelyről. Akár a munkavállalók is nyomon követhetik és ellenőrizhetik munkaidővel kapcsolatos adataikat, lekérdezhetik a rendelkezésre álló szabadságkeretüket, és közvetlenül jelezhetik feletteseiknek szabadságigényüket.

A teljes körű, integrált munkaidő-nyilvántartó program bevezetése előtt érdemes alaposan mérlegelni azt, hogy melyik gyártó alkalmazását vásároljuk meg. A nexONTIME szoftver gyártója, a Nexon például nemcsak a bevezetés során, hanem a későbbiekben is folyamatos támogatást és képzést nyújt ügyfeleinek. A Nexon emellett lehetőséget biztosít az ASP (Application Service Provider) modell alkalmazására, amelynek keretében a munkaidő-nyilvántartó szoftver futtatásához szükséges háttér-infrastruktúrát, valamint annak üzemeltetését és frissítését is vállalja. Ez a szolgáltatás havidíjas rendszerben igényelhető, ami jól tervezhető és kiszámítható megoldás, ráadásul közvetlen költségként elszámolható.